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간만에 노트북에 OS를 새로 설치했다. Windows를 사용하면 1년에 한두 번은 이런 갈아엎기를 해야만 컴퓨터를 제대로 사용할 수 있다.
알 수 없는 에러와 느려짐 등등 최근들어 노트북이 점점 문제가 자주 발생하여 일요일인 어제 하루 종일 OS를 비롯하여 어플리케이션 설치, 데이터 정리를 했다.
늘 이럴때마다 메일관리를 하게 되는데, 주로 사용하는 Gmail을 아웃룩 2003(MS Office 2003 사용 중)으로 설정하여 사용 중이다. 작년부터 IMAP를 지원하긴 했지만 여전히 그냥 POP3로 사용 중이었다.
2007/10/25 - [기술 & 트렌드] - POP3와 IMAP4
IMAP4와 POP3는 다른 프로토콜이지만, IMAP이 훨씬 편리하다. 다만 서버의 부담때문에 다수의 메일 서비스 프로바이더나 회사의 메일서버는 POP지원은 하지만 IMAP을 지원하지 않는 경향이 있다.
쉽게 설명하면 POP는 메일다운로드, IMAP은 메일서버연결 방식이다. 두 프로토콜의 장단점은 전에 쓴 포스팅을 참고하면 된다. 어쨋든 IMAP이 훨씬 메일을 관리하는데 있어서는 편리하다.
데이터의 동기화는 아주 중요하다. 그 중에서 메일의 동기화는 비즈니스맨들에게는 아주 중요한 일이다. 기본적으로 메일을 사용하는 서버가 있고, 이를 이용하는 인터페이스와 프로토콜의 차이로 웹메일, POP3, IMAP 등으로 사용한다. 기업에서는 인트라넷이나 그룹웨어에 통합된 웹메일 형태로 사용하는 것이 일반적이다.
문제는 접속하는 방식이나 관리하는 방식의 차이 때문에 메일의 동기화에 문제가 발생한다. 웹메일에서 읽고나서 나중에 밖에 나가서 POP3로 읽어보려면 새편지로 인식되지 않아 못 읽거나, 만일 모두 가져오기로 설정하면 쓸데없는 메일까지도 다운로드 받는 일들이 생긴다.
스마트폰 등 작은 네트워크 단말기가 많이 보급되면서, 이런 데이터의 동기나 메일의 Sync는 별문제 없어보이지만 미묘한 불편함을 주게된다.
Gmail을 사용하는 주된 이유는 넓은 공간(벌써 7GB이상 제공 중이다)과 막강한 스팸관리기능과 POP3, IMAP4를 무료로 제공한다는 점 때문이다.
그 중에서 IMAP4의 지원은 다른 어떤 무료 메일서비스에서 제공하지 않는 기능이다. IMAP4는 메일서버의 부하를 가중시키는 단점이 있기 때문에 무료에서는 잘 제공되지 않는다. 물론 POP3도 메일다운로드시에 부담을 주긴하지만, 디렉토리구조의 IMAP이 서버에 주는 부하에는 미치지 못한다.
나처럼 iPod Touch를 통해 구글메일을 관리하면 IMAP의 활용은 필수적이다. 그렇다면 이제 업무에 사용 중인 아웃룩도 IMAP을 사용해야 함은 물론이다. 그래서 이참에 아웃룩도 IMAP을 사용하기로 결심했다.
Windows에 기본제공되는 아웃룩 익스프레스에서도 IMAP이 가능하므로 이 포스팅을 보고 참고해도 괜찮을 것이다.
업무용으로 Office 2003을 사용하면 기본적으로 따라오는 아웃룩 2003이 설치되므로 이를 기준으로 IMAP 설정방법을 설명하겠다.
가장 먼저 해야할 일은 Gmail의 메일환경설정을 IMAP이 가능하도록 변경하는 것이다. '전달 및 POP/IMAP'부문으로 가서 IMAP 액세스에서 'IMAP 사용'으로 설정한 뒤에 아래 변경사항 저장 버튼을 누른다.
지금부터는 아웃룩 2003에서의 설정 방법이다. 따라하면 1분도 걸리지 않고 바로 IMAP을 사용할 수 있다.
전자메일계정 설정을 누르면 나오는 화면이다. '새 전자 메일 계정 추가'를 선택하고 다음으로 넘어간다.
여러 설정 가운데 'IMAP(I)'를 선택하고 다음으로 넘어간다.
사용자 정보란에는 이름으로 표시될 부분에 자신의 이름을 넣는다. 한글 영문 상관없다. 그리고 중요한 것은 전자메일주소란에 자신의 Gmail 계정을 넣는다. abcdefg@gmail.com형식으로 메일주소를 그대로 다 적는다.
로그온정보란에는 Gmail 계정(아이디)를 넣는다. 메일주소전체를 넣지않고 Gmail에 로그인할 때 사용하는 계정정보만 입력한다. 그리고 암호는 Gmail의 암호를 입력한다. 암호저장에 체크하면 접속할 때마다 비밀번호를 묻는 번거로움을 없앨 수 있다.
서버정보란에는 IMAP서버와 SMTP서버를 설정해야 한다. IMAP은 메일받기에 관련된 일만 한다. 따라서 메일을 작성할 때는 다른 서버를 이용해야 한다.
IMAP 서버 : imap.gmail.com
SMTP 서버 : smtp.gmail.com
을 각각 입력한다. 서버명인 imap.gmail.com 과 smtp.gmail.com만 입력한다.
입력이 끝나면 '기타설정'버튼을 누른다.
별도의 창이 뜨는데 '인터넷 전자 메일 설정'이라는 세부설정창이 뜬다.
'보내는 메일 서버'탭으로 이동하여 '보내는 메일 서버(SMTP) 인증 필요'에 체크하면 자동으로 '받는 메일 서버와 동일한 설정 사용'에 체크된다.
다음으로 '고급'탭으로 옮겨간다. 서버포트 번호를 설정해야 한다. 받는 메일 서버(IMAP) 포트는 일반적으로 IMAP이 사용하는 993포트를 그대로 이용하면 된다. '암호화된 연결(SSL) 필요'에 체크하면 된다. 단, 보내는 메일 서버(SMTP)의 '암호화된 연결(SSL) 필요'를 선택하고는 포트를 기본에서 '587'로 바꾸어야 한다.
그 외에 서버시간제한 설정은 네트워크 사정이 좋지 않거나 하면 시간을 늘여주는 것이 좋다. 나는 일반적으로 기본 1분보다는 좀 더 긴 3분 정으로 설정하여 사용한다. 모든 설정이 끝나면 확인 버튼을 누른다.
다시 기본 설정창으로 돌아와서 마침을 누르면 설정이 끝났다는 메시지창을 만나게 된다. 이로서 간단한 설정은 끝났다. 이제 테스트를 하고 사용하면 된다.
기본 아웃룩 메뉴에서 '보내기/받기'를 누르면 Gmail의 IMAP 서버와 연결하게 된다.
왼쪽 '모든 메일 폴더'항목에 'imap.gmail.com'디렉토리가 생긴다. 그 아래로 Gmail의 메일 라벨들이 그대로 보인다. 물론 받은편지함은 현재 Gmail 서버에 남아 있는 메일 그대로 보여준다.
imap.gmail.com 디렉토리는 실시간으로 Gmail서버에서 불러온 것이다. 따라서 아웃룩에 접속할 때마다 서버에서 불러온다. 라벨도 메일리스트도 마찬가지다.
메일 본문을 읽으면 실시간으로 서버에서 읽어서 보여준다. 이렇기 때문에 메일서버에 부담이 가중되는 것이다. 사용자는 거의 실시간으로 메일서버에 접속해서 메일을 관리하기 때문에 편리하다.
IMAP을 사용하면 웹메일, 아웃룩같은 클라이언트를 여러 디바이스에서 다중으로 사용해도 서버에서 작업이 일어나기 때문에 항상 동기화된다.
현재 내 경우 업무용으로 사용하는 노트북과 iPod Touch의 메일 설정을 IMAP으로 사용하여 Gmail을 관리 중이다. 웹으로 Gmail을 접속하거나 아웃룩 또는 iPod Touch로 접속해서 어느쪽에서 관리해도 메일은 항상 동기화 된다.
메일관리의 어려움과 동기화를 걱정한다면 IMAP은 훌륭한 프로토콜이다. 사내 메일 관리자가 있다면 IMAP 서비스를 요청해보자.
* iPod Touch는 메일 사용방법도 바꾸게 만들었다. 정말 유용하게 이메일 관리를 하는 용도로 잘 쓰고 있다.
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