일본 중소기업 비즈니스 상담소감

오늘은 제8회 한일부품소재상호보완상담회가 일본 시나가와 프린스호텔에서 열렸다.

한국의 20개업체과 일본의 60개업체가 서로 필요한 부분의 상담을 위해 만난 자리였다. 우리 회사는 8개의 업체와 상담미팅이 잡혀 있는 상황이었다.

한일재단은 이 행사를 위해 20개 업체를 선발하여 일한재단측에 통보하고, 이를 통해 상담을 위해 찾은 60개의 일본기업 관계자의 방문을 받는 행사였다.

오전 10시부터 열린 이번 행사는 한국의 부품관련 소재업체 20개와 수출 및 협력관계를 위해 일본측 업체 60개가 찾아와서 서로 상담을 하는 시간을 가졌다.

여기서 느낀 일본 비즈니스 상담소감을 잠시 적어보고자 한다.

우선 일본 비즈니스맨들의 시간관념은 철저하다.

30분간씩 정해둔 상담시간에 맞춰 도착해 대기하고, 상담을 했다. 이들에게서 깔끔한 정장차림과 예의 바른 모습은 모두 정확한 시간을 기준으로 적용한다. 약속에 늦지않는 것은 불문율에 가까웠다. 정시와 정시보다 빠른 시간에 항상 도착하여 차례를 기다렸다.

또한 정한 시간에 대한 준수에 대해서도 철저했다. 자신의 시간이 끝났을 때는 반드시 다음 사람에게 자리를 비켜주고, 상담을 정리하는 모습을 보여 주었다. 더 관심을 가지고 이야기해야할 경우 행사 후에 별도의 약속을 잡고 진행했다.

참고로, 일본 기업에 방문할 일이 있으면, 반드시 시간을 지켜야 한다. 늦게 도착하거나 약속을 어기는 것을 아주 싫어한다. 우리나라도 마찬가지 이지만, 일본의 시간약속에 대한 준수의식은 대단한 수준이다.

둘째, 레퍼런스를 중요하게 생각한다.

일본에 수출할 것이라면, 일본 내의 고객(레퍼런스)이 있는지 없는지가 중요하게 작용한다. 일본에 수출하는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 일본 기업은 잘 모르는 기업에게 쉽게 거래를 트지 않는 것이 특징이다. 신뢰가 쌓이기 전까지 거래를 이룰 수 있는 것은 불가능에 가깝다.

그러나 일본에 레퍼런스가 없다고 해서 실망할 필요는 없다. 이들에게는 그대로 말하고 첫 거래를 위해 노력하는 모습을 보이는 것이 중요하다.

셋째, 신뢰를 쌓으려 노력하는 것이 중요하다.

일본기업들은 비즈니스를 새심하게 운영하는 것으로 유명하다. 첫 만남에서 절대 좋은 이야기를 내놓지도 않을 뿐더러, 계약이나 견적을 받아가는 일이 없다.

일단 상대기업에 대한 신뢰가 없기 때문이며, 신뢰를 쌓기 위해 몇 번의 만남과 상호 방문 등이 좋은 결과를 줄 수 있다고 전문가는 이야기 한다.

자신들의 필요한 것이 무엇인지, 상대방 회사가 자신들의 요구를 얼마만큼 들어줄 수 있는지와 성실하게 진행하는지를 알기 위해 납품 고객 파악에 열중을 하는 것도 그 이유이다.

그러나, 이들에게 저녁식사 대접이나 술접대를 통해 얻어 내려는 것은 어리석다는 지적을 한다. 일본인들은 효율과 약속에 대한 신념이 강하기 때문에 신뢰를 형성하지 못하면 절대 자신의 속마음을 내놓고 이야기 하지 않는다고 한다.

넷째, 초기 물량은 작은 수량의 주문에서 출발한다.

신뢰가 어느 정도 형성되어도 당장 많은 물량을 주지 않는다. 초기엔 작은 물량으로 상대 회사의 신뢰도를 측정한다. 물론 이 사이에 문제가 생긴다면 그 다음의 관계는 없다.

따라서 소량의 물건이나 초도 납품 물량에 대해서는 많은 신경을 써야한다. 일본 기업들은 이러한 자체 검증을 통해 상대방 회사의 능력을 판단하게 되는 것이다. 때로는 이 기간이 길어서 많은 상대 (한국)기업들이 떨어져 나가는 경우도 잦다고 한다.

어느 정도 납기 물량에서 만족하면 그때부터 본격적인 주문이 쏟아지는 것이 순서이다. 이때부터는 잦은 왕래와 요구 사항 등 협력자의 관계로 전환되어 비즈니스가 쉬워진다.

다섯째, 상대 회사 제품에 대한 장단점과 마케팅 방향에 대해 질문한다.

이번 상담회를 통해 가장 잦은 질문 유형은, 누구를 상대해서 어떻게 판매할 것인가를 설명해 달라는 요청이었다. 당연한 질문이겠지만, 상대 회사에 직접적으로 이런 질문을 한다. 또한 자신의 솔직한 사견을 같이 밝히며, 이에 대한 상대의 의견을 구하기도 한다.

이때 상대의 답변에 따라 회사를 평가한다. 다소 당황스러운 질문을 하더라도 이를 잘 답변하고, 나름대로 논리있는 설명이 따른다면 많은 점수를 받는다. 그냥 단순히 제품에 대한 믿음만으로 설득을 한다면 그것은 점수를 잃는 방법이다.

여섯째, 다음 미팅 약속은 청신호

관심을 많이 표명하거나, 더 많은 것을 알아보려 할때는 구체적인 약속을 한다. 예를들어, 다시 언제쯤 만났으면 한다거나, 상대방 방문 일정을 미리 결정하기도 한다. 당장 내일이라도 다시 만나고 싶다면 그런 의사를 전달한다.

그외에는 일반적인 의문이나 요청은 이메일 전화를 통해 진행하는 것이 일반적이다. 다시 미팅을 잡는 것은 정말 중요한 신호이다. 이때 준비를 잘 하면 빠른 시간내에 좋은 결론을 내릴 수 있다.

그 외에도 몇가지 특징적인 것이 있지만, 한마디로 요약하면 이들의 비즈니스 기법은 '정식'코스를 따른다. 예측 가능하며, 바른 생활의 모범생이라면 무난한, 그런 비즈니스를 원하는 것 같다.

합리적이며, 이성적인 판단에 의존하며, 조심 조심 두드리며 진행하는 스타일이다. 때로는 너무 조심해서 비즈니스 속도가 나지 않는 단점도 있다고 한다.

하지만 이런 관계가 호전되면, 끈끈하고 튼튼한 관계로 갈 수 있는 것 또한 일본 비즈니스의 특징이라고 한다.

위에 열거한 것들은 대부분 우리나라의 기업들도 취하는 것이며, 다수의 해외 기업들이 채용하는 경우가 많다. 그만큼 일본 비즈니스는 원칙을 바탕으로한 신뢰의 비즈니스이다.