아웃룩을 떠나 구글로 간다, iPod Touch Powered by Google Sync

Google에서 발표한 Sync덕분에 아웃룩의 일정과 주소록을 Google로 이사 했다. 이사 하는데 시간이 다소 걸렸는데, 이유는 묵은 데이터에 대한 정리 때문이었다. 버릴건 버리고 바꿀 것은 바꾸느라 시간이 좀 많이 걸렸지만, 데이터 동기화 자체는 간단하고 빠르게 진행되었다.
 
2009/02/10 - [기술 & 트렌드] - Google Sync 발표, 필요하면 경쟁사의 기술도 도입한다

개인적으로 아웃룩을 사용하기 시작한 것은 벌써 올해가 6년째로 접어드는데, 일반 아웃룩 유저가 그렇듯 주로 사용하는 것은 이메일, 일정 그리고 주소록이었다. 일명 비즈니스맨의 데이터 관리 필수 3종세트!

이메일은 업무용 웹메일을 사용하면서 중요한 메일은 아웃룩의 POP로 가져와서 백업해 두는 방식으로 활용했다. 일정은 데이터가 크지 않아서 계속적으로 쌓아두었는데, 몇 번의 유실이 생겨 현재는 4년치가 조금 넘는 데이터만 남아 있다. 주소록 역시 아웃룩, 휴대폰의 동기화가 제대로 되지 않은 이유로 신-구 데이터가 엉망으로 섞여 있는 상태였다.

아웃룩 데이터의 유실은 대부분 사용하던 PC나 노트북의 OS를 새로 설치할 때 발생했다. 갑작스럽게 하드디스크가 고장나거나, 실수로 데이터 백업을 받지 못한 상태에서 OS를 설치하거나 할때 데이터의 유실이 있었다. '아차'하는 순간 아까운 데이터는 날아가 버리곤 했었다. 포맷시작버튼을 누르면서 머리를 쥐어박을 때 기분은 정말 꿀꿀하다 못해 처참하게 느껴질 때도 있었다.

Google의 각종 온라인 서비스가 생기면서 온라인으로 데이터를 저장해둘까 하는 마음은 있었지만, 휴대폰을 비롯한 PDA같은 모바일 기기와의 데이터 동기화 작업에 아웃룩만한게 없었기 때문에 아웃룩을 도저히 버릴 수가 없었다.

그나마 Gmail을 자주 쓰면서 중요한 메일은 지우지 않고 공간이 넉넉한Gmail에 그대로 놔두어도 부담이 되지 않으면서 메일에 대한 걱정은 거의 사라졌다. 특히, IMAP을 지원하기 때문에 다운로드 받지 않고 아웃룩 또는 Google 웹메일 어느 한쪽에서 확인하거나 지우면 동기화 되기 때문에 아주 편리하게 사용 중이었다.

이제 남은 것은 일정과 주소록이었는데, Google이 발표한 Sync 때문에 이제 완벽하게 아웃룩을 떠나 데이터 분실의 공포에서 벗어날 수 있게 되었다. Sync는 Google이 제공하는 Calendar(캘린더)와 Contacts(Gmail의 주소록)를 모바일 기기와 완벽하게 동기화를 시켜주기 때문이다.
 
주로 우리 비즈니스맨들에게 필요한 세가지 데이터 종류는 이메일, 일정, 주소록이며, 이들은 일반적으로 PC를 기반(특히 Windows)으로 관리해 왔으며, 모바일 기기에서도 이를 지원하는 형태로 활용해 왔다.

최근에 나오는 스마트폰들은 이런 세가지 종류의 데이터를 모두 관리할 수 있도록 나오고 있으며, 기존 데이터 관리를 윈도우를 기반으로 했다면 Windows Mobile 기반의 스마트폰이 가장 유리했다. iPhone이 나오기 전까지는 그랬다. 즉, 지금은 꼭 그렇지만은 않다는 것이다.

모바일 기기와의 동기화만 완벽하다면 굳이 아웃룩을 고집할 필요가 없을 것이다. 바로 그것을 노린 것이 Google Sync이다. 이제 아웃룩의 천적은 Google Sync라 불러도 손색없을 정도다.

지금부터 아웃룩을 떠나 iPod Touch와 Google 서비스를 통해 나의 데이터 3종 세트(이메일, 일정, 주소록)를 활용할 수 있는 포장이사방법을 소개하고자 한다.

아웃룩 일정과 주소록 백업

아웃룩은 Windows OS에 기본 설치되는 아웃룩 익스프레스가 아닌 Microsoft Office 제품군의 아웃룩을 기준으로 설명한다.

아웃룩의 일정은 Google의 Calendar로 업로드 해야한다. Google의 일정관리는 Calendar다. 따라서 Calendar에서 가져올 수 있는 파일형태로 백업을 받아야 한다.

메인메뉴의 '파일 가져오기/내보내기'를 선택한다.

'내보내기-파일'을 선택한다.

Google Calendar는 CSV 파일을 불러올 수 있기 때문에 '쉼표로 분리된 값(Windows)'를 선택한다. CSV 파일로의 백업이 처음이라면 잠시 이 기능을 위해 Windows가 뭔가를 설치할 것이라는 메시지가 뜰 것인데 설치후 계속 진행시킨다.

개인폴더 아래 '일정'을 선택한다.

참고로 몇 해 동안의 일정이 있다면 1년 단위로 끊어서 백업하는 것을 권장한다. 자칫 데이터가 많을 경우 문제가 발생할 수 있기 때문이라고 설명한다.

위의 예제는 2007년도 일정을 보내는 것을 보여주고 있다.

 연단위로 끊을 수 있는 날짜 범위 설정창이 뜰 것이다. 1월 1일부터 12월 31일까지를 범위로 하여 저장을 하면 된다. 2006년부터 있다면 이런식으로 2006년, 2007년, 2008년, 2009년의 4개 파일로 나누어서 백업을 받으면 될 것이다.

범위를 설정하고 확인을 누르면 위와같이 파일로 만들기 위한 작업을 한다. 일정 데이터는 작기 때문에 순식간에 이루어질 것이다.

이번엔 Google의 Calendar 차례다. 아웃룩 백업 파일을 Calendar에 사용하기 위해서는 설정 메뉴에서 가져오기를 해야 한다.

중간 부분에 '캘린더 가져오기'가 있다.

1단계, 2단계, 3단계가 있는데, 쓰여진 그대로 하면 된다. Google Calendar는 여러개의 일정을 관리할 수 있도록 설계되어 있다. 따라서, 2번과 같은 단계가 존재한다. 일반적으로는 하나만 만들어서 사용하므로 해당 캘린더 이름을 선택하면 된다.

정상적으로 파일이 캘린더에 추가되면 총 몇 개의 일정을 가져왔는지 나타난다.

정상적으로 가져왔는지, 직접 Calendar를 살펴보면 된다. 아마도 아웃룩의 데이터 그대로를 잘 가져왔을 것이다.

주소록도 일정의 옮기기와 똑같다. 글의 길이 관계상 주소록의 이전 부분은 생략하겠다. 다만 이전할 주소록은 Gmail의 '주소록' 메뉴에서 처리할 수 있다.

마찬가지로 아웃룩의 내보내기를 이용하여 주소록(연락처)를 CSV 파일 형태로 백업받고 Gmail의 주소록 메뉴의 가져오기를 하면 된다.

일단 여기까지 정상적으로 이루어졌다면 이젠 본격적으로 iPod Touch로의 데이터 동기화 작업을 진행하도록 하자.

iPod Touch의 Sync 설정하기

설정의 'Mail, 연락처, 캘린더'부분으로 들어간다. 나는 이미 Gmail의 IMAP 설정을 등록하여 사용 중이며, 회사 메일은 POP를 통해 관리하고 있다. Google에서 일정과 주소록 동기화 시키기 위해서는 '계정추가'를 선택한다.

이미 정의해 놓은 여러가지 계정 설정값들이 있는데, 이중에서 Microsoft Exchange를 선택한다. 이번 Google Sync의 중요한 특징 중의 하나는 Microsoft가 보유하고 있는 ActiveSync Protocol을 사용하는 점인데, 이 프로토콜을 이용하는 것이 Microsoft Exchange다. 혹 이미 회사에서 사용하는 MS Exchange 서버로 설정하여 사용한다면 추가 설정은 불가하다.

계정을 설정하는 창이 나타나는데, 이메일은 이 계정의 이름을 적는 란이므로 원하는 계정이름을 만들면 된다. 나는 'Google Sync'로 이름을 붙였다. '도메인'란은 비워둔다. 사용자 이름은 자신의 Gmail 주소를 적어준다. 'myid@gmail.com' 형식이 될 것이다. 암호는 Gmail 암호를 적는다. 다음으로 넘어간다.

위와 같은 형식이 되겠다. 다음 설정은 서버를 적는데, 여기에 'm.google.com'을 넣는다. Exchange 서버는 당연히 구글서버가 될 것이다.

여기까지 마쳤다면 거의 끝난 것이다.

서버를 통해 동기화할 서비스는 Mail을 제외한 연락처(주소록)와 캘린더 이므로 이를 활성화 시키고 '완료'버튼을 누른다. 그러면 일단 기본 설정은 끝났다.

완료된 설정을 다시 들어간다. iPod Touch의 초기 메뉴에서 설정에 들어가서 다시 Mail, 연락처, 캘린더 메뉴에 들어가면 방금 만들어 놓은 계정이 생성되어 있을 것이다.

아까 안보이던 동기화 할 Mail 날짜 부분이 있는데 디폴트가 3일로 되어 있다. 이 부분을 제한없음으로 바꾸어 준다.

이로서 모든 설정은 끝났다. 이제 iPod Touch에 Wi-Fi가 연결되어 있다면 Gmail뿐만 아니라 Gmail의 주소록(연락처)와 캘린더가 연동이 될 것이다. Gmail은 IMAP을 이용하고 주소록과 캘린더는 ActiveSync를 이용한다. Gmail도 ActiveSync를 지원하면 완벽하게 Push를 지원할 것이다.

Google에서 직접 변경하거나 iPod Touch에서 변경해도 두 데이터는 동기화 된다. 약간의 시차가 있지만, 대체적으로 Push하는 쪽이 빠르다. 즉, 웹을 통한 Google Calendar나 주소록에서 바꾼 데이터가 iPod Touch에 반영되는 것이 좀 더 빠르다.
 
멀티 캘린더 등록

Google Calendar는 여러개를 만들 수 있다. 목적에 따라 여러가지의 일정을 만들어 관리할 수 있다. 개인적인 것, 업무용도, 모임용도 등 다양하게 필요에 따라서 만들 수 있는데, iPod Touch도 이런 멀티 캘린더를 최대 5개까지 지원한다.

멀티 캘린더 설정을 위해서는 iPod Touch에서 직접 웹으로 접속하여야 한다. 'http://m.google.com/sync'로 접속한다.

이 화면을 만날 것이다. 지원되지 않는 기기라고 나오지만, 실제로는 언어설정 때문이다. 아래 '언어 변경'을 클릭하여 'English'로 변경하면 정상적으로 지원한다.

현재 Google Sync에 연동된 기기와 마지막 동기화 시간을 보여준다. 이 기기를 클릭하면 멀티 캘린더 설정이 가능하다. 기기는 하나 이상을 지원한다. 따라서, 원할 경우 스마트폰도 등록하여 관리할 수 있다. iPod Touch 외에도 스마트폰이나 ActiveSync 프로토콜을 지원하는 어떤 기기라도 등록하면 같이 동기화할 수 있다.

현재, 나의 캘린더가 3개, 공유 캘린더가 1개가 있다. 전체 5개까지 지원된다. iPod Touch에서는 각각 다른 색상의 아이콘으로 일정들이 보여진다.

멀티 캘린더를 관리할 수 있다는 것은 큰 장점이다. 여러가지 종류의 일정을 한꺼번에 관리해야할 경우 카테고리 분류를 통해 각각의 일정을 한번에 볼 수 있으며 관리도 가능하다. 웹이든 iPod Touch든 어느 한쪽에서 일정을 관리하면 동기화되므로 편의성이 아주 높다.

포장이사를 마치며...

- iTunes의 '정보'탭으로 가보면 연락처와 캘린더는 더이상 아웃룩을 거치지 않고 무선으로 전송 동기화 된다고 설명한다 -

이로서 아웃룩에서 Google로 완벽한 포장이사를 마쳤다. 이제 Google Sync의 힘으로 iPod Touch와 Google 서비스를 동시에 이용할 수 있다. 웹에서 일정과 주소록을 관리해도 iPod Touch에 무선으로 자동 반영되고, 그 반대도 가능해 진다.

사용 중인 PC가 고장이 나거나 데이터가 손실되어도 걱정없다. 새로 OS를 설치할때마다 백업과 재설치의 반복에서도 벗어날 수 있게 되었다. iPod Touch 역시 마찬가지다. 새로이 설치하거나 분실 시에도 데이터는 그대로 웹에 남아 있다.

Google이 여러가지 서비스를 내놓고 있지만, 일반인들이 즐겨 사용할 수 있는 것은 검색과 이메일뿐이었다. 캘린더나 뉴스리더, 독스(docs), 사진관리 등 다양한 서비스들이 있지만, 비즈니스맨에게 있어서 꼭 필요한 주소록과 일정관리 동기화까지 지원하게 되어 모든 업무를 Google을 통해 할 수 있게 되었다.

이제 PC는 그냥 단순히 Google을 접속하기 위한 하나의 도구로 전락해버린 느낌이다. PC에 매여 데이터 손실에 난감해하던 기억을 지울 수 있게 되었다. 사실 이런 식으로 Google이 제공하는 서비스들이 바로 클라우드 컴퓨팅이다.

나를 비롯한 많은 IT업계 종사자들이 Google을 대단하게 생각하는 것이 바로 이런 것이다. 필요하다고 생각하면 구현해 낸다는 것이다. Google로 인해 내가 아웃룩을 떠나게 될 줄은 꿈에도 상상 못했다.

참고 : 2010/06/22 - iOS 4에서 Google Sync를 이용한 iPhone과 Google 주소록 동기화