T옴니아2를 이용한 모바일 오피스 경험 (1)

스마트폰과 일반 휴대폰의 차이를 말하면, 일반적으로 스마트폰을 컴퓨터에 비유하곤 한다. 음성통화와 단문문자서비스(SMS)가 강조되는 일반 휴대폰에 비해 스마트폰은 컴퓨터에 가까운 여러 가지 기능들을 가지고 있기 때문이다. 컴퓨터처럼 다양한 프로그램을 설치할 수 있고, 이메일, 웹서핑, 스케줄 관리, 워드프로세스나 수식계산용 프로그램, 프리젠테이션 프로그램 구동 등이 가능하다.

컴퓨터와 비슷한 기능을 수행하기 때문에 스마트폰은 가지고 다니는 휴대용 컴퓨터라고도 불린다. 예전엔 휴대폰의 처리 능력이 컴퓨터에 비해 많이 떨어졌지만, 최근엔 성능이 비약적으로 발전하여 컴퓨터 못지않게 처리 능력이 좋아졌다.

이런 스마트폰의 특성 때문에 일반적으로 직장인, 특히 전문직 종사자들에게 판매가 집중되는 경향이 있었다. 그러나 몇년 전까지만해도 통신 기능보다는 데이터의 관리 개념이 강해서 PDA 기능에 전화기능만 합쳐진 형태의 스마트폰들이 주류를 이루었다.

최근 출시되는 스마트폰들의 특징은 더욱 빨라진 3G 네트워크와 결합되어 다양한 통신 기능을 내장했다는 점에서 예전의 스마트폰들과 확연히 차이가 난다. 물론 그 사이에 스마트폰을 구성하는 주요 부품들의 업그레이드와 다양한 소프트웨어의 보급도 새로운 기능을 구현하는 중요한 부분을 차지한다.

이번 포스팅은 T옴니아2의 업무 활용(모바일 오피스 기능)을 중심으로 제품의 장점과 특징을 알아보려 한다. 모바일 오피스 환경에 사용할 수 있는 T옴니아2의 기능들은 활용 방법면에서 다양하기 때문에 두 회에 걸쳐 알아보도록 하겠다.

모바일 오피스를 구현하는 Mobile Office Document Suit

T옴니아2는 Microsoft Windows Phone을 기반으로 만들어져 흔히 우리가 사무실이나 가정에서 사용하는 Windows 환경과 유사한 경험을 제공한다. 우리나라 직장에서 일반적으로 사용하는 오피스 업무환경인 Microsoft Windows 기반을 그대로 모바일로 옮겨놨기 때문이다.

비록 T옴니아2의 스마트폰 운영체제로 Windows Phone(Windows Mobile)를 사용하지만, 기존 Windows Phone 환경에서 볼 수 있었던 Windows 인터페이스 그대로는 보이지 않는다. 그것은 기존 휴대폰 환경에 맞추어 좀 더 쉽게 접근할 수 있도록 스마트폰이 아닌 일반폰처럼 인터페이스를 바꾸어 놓았기 때문이다. 사용자는 T옴니아2가 스마트폰인지 일반폰인지 구분할 필요없이 자신의 목적에 따라 사용만 하면 되도록 만들어졌다. 

T옴니아2에서는 Microsoft의 주요 오피스 프로그램인 Word, Excel, PowerPoint를 휴대폰에서도 그대로 구현해 준다. 실제 우리나라 직장내에서 문서처리를 하는 대표적인 포맷은 Microsoft 문서규격이다. 관공서와 일부 업체 등에서는 아래아 한글(hwp) 포맷을 사용한다. Microsoft 문서규격은 오피스 꾸러미로 직접 제공하며, 아래아 한글, 정음 Global 포맷, 텍스트 파일은 정음모바일이라는 애플리케이션으로 지원한다.

여기에 별도의 어플리케이션으로 Adobe Reader LE 2.1 버전도 포함되어 있어 PDF 문서도 문제가 없다. 따라서 T옴니아2만 있으면 우리나라 대부분의 문서포맷은 문제없이 지원한다는 점을 알 수 있다.

다만 모바일 오피스 꾸러미는 PC환경에서의 오피스 꾸러미를 사용하듯이 편리하게 다룰 수는 없다. 스마트폰으로 문서를 만들고 편집하여 PC 수준만큼의 미려하고 깔끔한 문서를 만들겠다면 T옴니아2에서는 어렵다.

이메일을 통해 받은 문서나 중요하게 가지고 다녀야할 문서를 필요할때마다 열어보는 의미에서의 오피스 꾸러미는 큰 도움이 된다. 단순히 문서를 보는 뷰어의 기능은 일반 휴대폰에서도 많이 제공된다. 하지만 문서 편집이나 Excel같은 수식계산용 문서 프로그램 구동 등은 일반폰이 흉내낼 수 없는 스마트폰만의 장점이다.

또한 이런 오피스 꾸러미들은 스마트폰의 장점인 이메일과 잘 연결되어 있어, 이미 작성해둔 견적서 문서나 제안서 등을 쉽게 이메일로 보낼 수 있도록 기능에서 제공하고 있다.

외근중일때 갑자기 고객으로부터 견적 요청이나 제안서 요청을 받은 비즈니스맨의 경우, 보통은 사무실에 들어가서 작성해서 보내겠다는 답변을 하거나, 동료직원에게 부탁하여 대신 이메일을 보내줄 것을 요청하는 것이 일반적이지만, T옴니아2를 가진 비즈니스맨이었다면 기본 견적서를 바탕으로 간단하게 고객명과 견적가격 등을 수정하여 바로 이메일 첨부를 통해 고객에게 보낼 수 있다. 바로 이런 것이 모바일 오피스만의 장점이라고 할 수 있다.

무거운 노트북을 가지고 다니지 않아도 간단한 문서처리업무나 이메일 전송 및 수신 등은 T옴니아2로 충분히 해결할 수 있다. 또한 이런 업무처리 모습은 고객에게도 좋은 인상을 남길 수 있다. 날렵하고 스마트한 자신의 이미지를 T옴니아2로 알리는 것도 좋은 방법이다.

외근이 잦은 영업사원의 경우에는 T옴니아2를 이용하여 밖에서 다양한 업무를 볼 수 있다. 이메일뿐만 아니라 계속해서 설명할 모바일 웹브라우저와 함께 하여 사내 인트라넷이나 판매시스템에 연결하여 실시간으로 업무를 볼 수 있다.

스마트폰의 핵심 기능 이메일을 활용하자

스마트폰의 장점을 꼽으라면 늘 강조하는 것이 바로 이메일 송수신 기능이다. 미국이나 유럽 등에서 블랙베리같은 스마트폰이 비즈니스맨들에게 인기가 높은 이유 역시 업무에 있어서 얼마나 이메일 송수신이 중요한지를 잘 보여주는 사례라 할 수 있다.

T옴니아2도 이메일 활용에 있어서는 나름대로의 큰 장점을 가지고 있다. 특히 대부분의 중요한 문서포맷을 지원하는 T옴니아2는 이메일 첨부파일의 문서 확인에 있어서는 다른 어떤 스마트폰에 비해 유리하다.

또한 휴대폰 초기 화면엔 '전화걸기'와 '전화번호부', '문자메시지 확인'만큼 '이메일 확인'도 중요하게 취급되고 있다. 초기화면에 문자뿐만 아니라 읽지않은 메일도 표시해주어 쉽게 이메일 도착 여부를 알 수 있다.

T옴니아2는 크게 두가지 방식의 이메일 사용이 가능하다. 첫번째는 이동통신 서비스 제공사인 SKT의 이메일 서비스를 이용하는 것이고, 또 한가지는 직접 Windows Phone의 이메일 관리를 사용하는 방식이다.

SKT의 이메일 서비스는 다시 이메일 3000, 링크메일, SYNCmail 이라는 세가지 상품이 있다. 이메일 3000과 링크메일은 메일전송량의 차이에 따라 월 3000원과 5000원으로 구분되는 상품이다. 두 서비스는 이메일 송수신 첨부파일 확인등에 별도의 정보이용료나 데이터통화료가 부가되지 않기에, 데이터서비스를 잘 이용하지 않으면서 이메일을 자주 활용하는 고객에게 어울린다.

SYNCmail은 SKT가 호스트웨이를 통해 제공하는 푸쉬메일 유료서비스다. 개인용으로 미리 설정한 메일계정의 이메일을 푸쉬해주는 서비스인데, 테이터통화료를 포함하는 월 9,900원 요금제와 데이터통화료가 별도 부과되는 SYNCmail Lite(월 3,300원)이 있다.

SYNCmail은 메일 도착시 즉각적으로 메일 수신을 확인할 수 있는 장점이 있다. 푸쉬 기술(Push Technology)을 이용하여 이메일 도착즉시 알려주는 유용한 서비스다. 이 서비스는 이통사의 무선인터넷을 이용하기에 별도의 비용이 드는 서비스인데, 이용 요금 외에 도착된 메일의 링크 연결이나 파일 다운로드 등이 외부 인터넷으로 연결될 경우 데이터통화료가 부과되므로 주의해야 한다.

SKT의 이메일 서비스 외에도 T옴니아2에 기본 장착된 Wi-Fi를 통해 이메일을 송수신할 수 있는 방법도 있다. 현재 나는 이 방법을 이용해서 회사 이메일을 T옴니아2를 통해 관리하고 있다. 별도의 이동통신서비스를 이용하지 않고, Wi-Fi나 Active Sync (또는 Windows Mobile Device Center)를 통해 연결되었을때 메일을 확인하고 다운로드한다. 이를 위해 별도 요금이 부과되는 것은 없다.

집과 사무실에 무선 인터넷(Wi-Fi) 환경이 갖추어져 있으면 언제든 이메일 주고받기가 가능하다. 또한 밖에 나가더라도 개방되어 있는 AP(Access Point)를 통해 이메일을 주고 받을 수 있는 장점이 있다.

다만, Wi-Fi가 지원되지 않는 곳에서 이메일을 확인하려면 3G+(이동통신사의 무선 인터넷망)에 접속해야 한다는 점이 부담스럽게 느껴질 수 있으나, 데이터요금제를 가입하면 걱정은 사라진다.

직접 POP나 IMAP을 설정하여 사용하는 방법 외에도 아웃룩에 설정된 이메일 계정을 통해 Sync 받는 방법이 있다. 그러나 ActiveSync나 Windows Mobile Device Center없이는 메일을 주고받지 못한다는 단점이 있다. 주로 PC의 아웃룩을 사용하며 T옴니아2를 메일 관리 보조 기기로서 활용한다면 이 방법도 괜찮다.

스마트폰을 사용하면서 이메일을 활용하지 않는다는 것은 정말 아까운 일이다. 요즘 업무용이나 개인용 이메일 계정은 대부분 POP 서비스를 제공하며, Google과 Daum 등은 IMAP 서비스도 제공하기 때문에 편리하게 이메일을 관리할 수 있다. 각각 이메일 설정법 등은 서비스사의 홈페이지에 자세히 설명되어 있으니 T옴니아2 사용설명서와 함께 참조하면 설정은 어렵지 않다.

T옴니아2에서 이메일 서비스를 받을 때 다음의 사항만 주의하면 어려움은 없다.

T옴니아2에서의 이메일 서비스가 중요한 고객이라면 반드시 데이터요금제에 가입하도록 하자. SKT의 경우 11월에 개편된 요금제에 따라 월 1만원에 100MB 데이터를 송수신할 수 있는 '안심데이터 100' 요금제가 있다. 주로 Wi-Fi 접속으로 이메일을 관리할 사용자라면 유용할 것이다. 밖에 나가서 급하게 이메일을 주고 받아야 할 경우가 있다면 SKT의 최저 데이터요금제인 '안심데이터 100'이 그나마 가장 유리할 것이다.

이메일 송수신 확인을 수동으로 해놓는 것도 잊지 말자. SYNCmail처럼 유료로 요금 걱정이 없는 상품이면 몰라도, Wi-Fi를 이용하여 메일을 주고받는 경우 메일 확인 시간을 주기적으로 설정하면 자신도 모르는 사이에 무선인터넷 접속을 통해 메일을 확인하게 된다. 데이터요금제에 가입되어 있지 않다면 상당한 금액의 데이터요금이 부과될 수 있으므로 주의해야 한다.

즉각적인 이메일 확인이나 언제 어디서든 메일을 보내야 한다면 SYNCmail을 권하고, 주변에 Wi-Fi 환경이 잘 갖추어져 있고, 필요시마다 이메일을 송수신한다면 이메일 수동설정과 저렴한 데이터요금제에 가입하여 사용하길 권한다.

회사 밖에서 웹브라우저로 업무를 보자

스마트폰에서 빛나는 또 하나의 기능은 바로 웹서핑이다. T옴니아2에는 웹브라우저가 무려 3가지 종류나 설치되어 있다. 이는 각각 T옴니아2폰을 만든 3개의 회사가 제공하는 브라우저들인데, 우선 삼성전자는 Opera Mobile 브라우저를, SKT는 Opera mini, Microsoft는 Internet Explorer를 각각 제공한다.

각각의 웹브라우저들은 나름대로의 특징이 있다. 또한 Wi-Fi 환경에서 사용할 수 있는 브라우저와 3G네트워크에서만 사용할 수 있는 브라우저 구분도 있다. Opera mini의 경우 3G 네트워크상으로만 브라우징이 된다. 

사용의 편의성은 사용자마다 다르게 느끼기 때문에 어느 브라우저가 뛰어나다고 단정지을 수는 없다. IE(Internet Explorer)를 제외하고 두 개의 브라우저는 Opera라는 같은 회사의 제품이다. 그리고 SKT가 제공하는 Opera mini는 Opera Mobile과 달리 오로지 3G 이동통신망에 접속되었을 때만 작동한다는 차이점만 있다.(Opera mini는 Wi-Fi에서는 연결되지 않는다)

또한 Microsoft의 IE는 삼성 햅틱 UI를 사용한다면 찾기조차 힘들다. 주로 Opera Mobile과 Opera mini를 이용하여 웹서핑을 하게 된다. 큰 불편함이 없다. IE를 주로 사용할 생각이라면 메인메뉴나 홈 또는 위젯에 등록해 놓으면 좀 더 편하게 사용할 수 있다.

최근 출시되는 스마트폰에 탑재된 모바일 브라우저들은 PC화면과 동일하게 출력하는 일명 풀브라우징 기능을 가지고 있다. 따라서 PC와 같은 화면상 구성과 디자인으로 포털 검색과 뉴스 보기 등이 제공된다. 

T옴니아2의 웹브라우저는 업무에 직접적으로 활용할 수도 있다. 풀브라우징이 되기 때문에 PC와 다를 바 없는 환경이 제공되기 때문이다.

사내에 웹기반으로 만들어진 인트라넷이 있다면 T옴니아2를 통해서도 PC와 크게 다르지 않게 사용할 수 있다는 얘기다. 밖에 나가더라도 사내 업무용 인트라넷에 접속하여 현재 업무를 처리할 수 있다는 점은 비즈니스맨들에게는 가장 큰 장점이 될 수 있다. 물론 회사가 웹기반의 업무환경을 지원해줘야 한다는 기본 전제가 필요하다.

최근 대기업을 중심으로는 모바일 오피스 환경을 구축하는 곳들이 많다. 모바일용 웹페이지를 따로 만들어 운용하거나 특정한 스마트폰에 최적화된 애플리케이션들을 개발하고 이를 사용하도록 하여 업무의 효율성을 높이고 있는 기업들이 있다.

이메일을 기본으로 사내 그룹웨어의 핵심 기능을 모바일 버전으로 제공하여 임직원이 회사밖에 있더라도 업무 지시와 조정이 가능하며, 사내 정보를 공유할 수 있는 사례가 늘어나고 있다. 그런 업무용 도구로서 스마트폰은 인기가 있다.

스마트폰은 일반 휴대폰과 달리 필요한 소프트웨어를 개발하여 설치 및 사용할 수 있는 큰 장점이 숨어있다. 이는 필요에 따라서 기업이 자사의 환경에 맞는 애플리케이션을 개발하고 이를 T옴이나2같은 스마트폰에 직접 설치하여 보다 나은 자사만의 모바일 오피스 환경을 구축할 수 있다. 만일 Microsoft의 Exchange를 기반으로 구축한 업무 시스템이라면 T옴니아2는 최적의 단말기 환경이 될 수 있다. T옴니아2에 탑재된 Windows Phone 운영체제는 Microsoft의 Exchange를 직접 지원하기 때문이다. 

T옴니아2는 SKT 서비스 기반이므로 잠시 11월 2일자로 개편된 SKT의 데이터서비스 상품을 소개하고 이번 포스팅을 마칠까 한다.

모바일 오피스 환경을 제대로 활용하려면 데이터서비스 가입 필수

스마트폰을 제대로 활용하기 위해서는 이동통신사가 제공하는 데이터서비스 가입이 필수적이다. 앞에서도 설명했지만 최근 스마트폰은 무선인터넷 접속 기능이 제공되면서 활용범위가 넓어졌다. 더군다나 업무용으로 스마트폰을 활용할 계획이라면 필수적으로 데이터서비스를 이용해야만 한다. 전반적으로 데이터서비스 요금이 비싼 것이 흠이지만, 데이터서비스가 활성화되면 계속해서 낮아질 것으로 예상된다.

11월초에 개편된 SKT의 데이터요금제 중에서 스마트폰과 관련된 데이터요금제는 크게 '안심데이터요금제'와 '올인원요금제'라는 것이다.

- 안심데이터 요금제 : 자신의 기본 요금제(음성, 문자 과금) + 정액 데이터요금제 방식
안심데이터 100 : 월 100MB 제공. 요금 1만원
안심데이터 150 : 월 500MB 제공. 요금 1만 5천원
안심데이터 190 : 월 2GB 제공. 요금 1만 9천원

* 3개의 상품 모두 데이터 제공 상한을 넘길 경우 자동 차단된다. 스마트폰, 일반폰 모두 적용이 가능한 요금제이며, 브라우저를 통한 웹서핑, 3G를 통한 이메일 송수신, 별도의 데이터통화료 부과되는 모든 서비스에 적용된다. 휴대폰을 모뎀으로 이용하여 노트북이나 넷북 등에 인터넷 연결을 중계하는 테더링(Tethering)은 별도 요금으로 과금하니 주의해야 한다.

- 올인원 요금제 : 음성 + 문자 + 데이터통화료 + 정보이용료 통합형 방식

올인원 35 : 기본료 35,000원. 150분 통화 / 100MB 데이터통화 무료 제공
올인원 45 : 기본료 45,000원, 200분 통화 / 500MB 데이터통화 무료 제공
올인원 55 : 기본료 55,000원, 300분 통화 / 700MB 데이터통화 무료 제공
올인원 65 : 기본료 65,000원, 400분 통화 / 1GB 데이터통화 무료 제공
올인원 80 : 기본료 80,000원, 600분 통화 / 1.5GB 데이터통화 무료 제공
올인원 95 : 기본료 95,000원, 1,000분 통화 / 2GB 데이터통화 무료 제공

* 안심데이터와 마찬가지로 테더링은 별도 요금 부과하며, 문자(SMS)는 3천원에서 1만원 상당으로 무료 제공한다.

처음으로 스마트폰을 사용한다면 우선적으로 가장 낮은 요금제를 선택하고 사용 결과에 따라 다음달부터 다른 요금제를 사용해보는 것을 권장한다. 아니면 사용량이 넘어설 것 같으면 고객센터로 연락해서 바로 다음 상위 요금제로 바꾸어도 된다. 일할 계산되므로 복잡한 계산없이 바로 상위 요금제로 옮길 수 있다. 나의 경우 '안심데이터 100' (월 100MB 제공)에 가입했다.

주로 Wi-Fi를 이용하고, 어쩔 수 없어 외부에서 급하게 이메일을 보내거나 받고, 날씨와 뉴스 위젯 서비스와 GPS XTRA 정보 수신, Wi-Fi가 제공되지 않는 외부에서 블로그 관리, Twitter 애플리케이션 접속 등을 위해 정액제 데이터서비스에 가입했다.

월 100MB라면 하루에 3MB 수준만 사용하면 된다. 외부에서 이메일 송수신(첨부 파일 제외), 데이터가 크지 않은 각종 데이터서비스, 간단한 모바일 웹브라우징만 한다면 3MB도 넘지 않는 경우가 일반적이다.

그러나 음악이나 동영상 다운로드, 스트리밍 서비스, 이메일 첨부파일 다운로드 및 업로드 등은 해당 콘텐츠 사이즈만큼 무료 데이터용량이 소진된다는 사실을 명심해야 한다. 고객에게 보내는 문서 파일의 크기가 몇 MB 수준으로 크고, 자주 보낸다면 최소한 안심데이터 150 또는 190 정도의 서비스를 이용하는 것이 좋다. 통화량도 많은 고객이라면 올인원 요금제 가입을 고려해 보는 것도 좋겠다.

실시간으로 자신의 데이터이용량을 알아보려면 Tworld 홈페이지의 '요금조회-무료통화조회'를 하면 현재 자신의 데이터 사용량과 잔여량을 확인할 수 있다.

다음 포스팅에는 스케줄, 주소록 관리, 명함 스캔 기능 등 T옴니아2를 이용하여 비즈니스에 활용할 수 있는 기능과 활용법에 대해 소개할 예정이다.