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메일 솔루션 도입이나 교체를 담당하는 사람이라면 다음의 고려 사항을 참고하면 도입에 도움이 될 것이다.
1. 자체 메일엔진을 탑재한 제품인가?
: 샌드메일이나 큐메일을 탑재했다고 문제가 있는건 아니다. 하지만 자체적인 메일엔진을 가질 정도면 일단 기술적인 면에서 메일을 다룰줄 아는 업체라고 보는 것이 좋다. 물론 시제품이라면 시장에서 검증이 되기전까지는 의심을 눈초리를 보내야겠지만, 어느 정도 업력이 쌓인 회사라면 기술력을 인정할 수 있는 척도이다.
2. 메일 엔진과 웹메일을 별도로 구매할 수 있는가?
: 메일 솔루션이라면 웹메일뿐이라고 생각하는 경향이 있는데, 절대 그렇지 않다. 엔진과 웹메일은 별도이다. 메일 엔진위에 웹서버나 기능 추가를 통해 웹메일 서버를 올리는 것이 보통이다. 용도를 구분하여 반드시 웹메일이 필요한지, 아니면 메일 엔진과 이를 연동할 수 있는 API만 있으면 되는지를 알아봐야 한다. 특히 메일이 회사의 그룹웨어나 인트라넷의 컴포넌트라면 이를 제공하는 엔진만으로도 메일 구성이 가능하다. 자기 조직의 필요성에 따라 엔진만 구입해도 된다.
3. 메일 외의 기능에 대해서는 민감해 하지 말자.
: 반드시 명심해야할 사항이 있는데, 구매하는 포인트가 메일인지 아니면 메일은 기본이고 다른 기능이 필요한지를 반드시 구분해 두어야 한다. 메일 기능이 중요하다면 다른 기능의 지원여부에 대해서는 둔감해야 한다. 잘못하면 주객이 전도되는 경우가 생긴다. 별도의 기능을 강조한다는 것은 그만큼 메일이 자신없다는 이야기일 수 있으며, 다른 기능의 에러때문에 메일을 사용하지 못하는 일이 생길 수 있음을 명심해야 한다. 다기능 웹메일이 추세이긴 하지만 메일은 메일 기능이 가장 막강해야 한다.
4. 스팸메일과 바이러스에 대한 대책이 있는 메일 솔루션인가?
: 사실 메일 솔루션은 어느 정도 메일 처리에는 부담이 없게 설계되어 있다. 하지만 내부나 외부에서 비정상적인 스팸이나 바이러스 메일 같은 경우, 처리하는 메일엔진이 정신을 차리지 못할 정도로 송수신이 된다. 따라서 이런 비정상 메일의 처리에 대한 대책이 있는지, 만일 없다면 외부 솔루션이나 전문 장비와 연동이 용이한지 알아봐야 한다. 이런 대책이 있는 메일 솔루션이라면 대용량을 처리하거나 왠만한 메일 부하(Load)에도 견딜 수 있다는 점이며, 이런 점은 귀하가 메일 솔루션을 구매하고나서 윗 사람들과 동료들에게 욕을 먹지 않게 만들 수 있다 :)
5. 사용자와 사용량에 대한 어느 정도의 파악이 필요하다.
: 사용자는 20여명인데, 1만명이 사용해도 끄떡없는 메일 솔루션을 찾으면 곤란하다. 이런 메일 솔루션은 대량의 메일 처리가 목적이므로 다소 엔진이 무거울 수 있다. 또한 가격도 무시 못할 정도로 비싸다. 비싸면 제품도 좋을것이라는 것은 사용자 숫자와 사용율에 대해서는 한번쯤 고려해봐야 할 것이다.
6. 설치와 이전이 쉬운 솔루션이어야 한다.
: 메일을 구매할 때와 달리 개발사가 폐업을 할 경우 지원을 받는 것은 불가능하다. 그렇다면 그때는 이전을 해야 하는데, 데이터가 표준적인 방법으로 관리자가 관리할 수 있는 것인지, XML같은 표준적인 방법의 데이터 전환이 가능한지 등이 중요하다. 데이터만이라도 이전이 가능하다면 다음 구매하는 솔루션에서의 이전에 대한 비용은 도입의 걸림돌이 되지 않을 것이다.
또한 장비의 업그레이드나 새로운 장비로의 이전이 필요할때 납품사의 도움없이 이전이 가능하다면 이 또한 비용의 절감을 가져올 수 있다. 매뉴얼이나 설치가 쉽다면 이런 문제는 데이터 문제와 함께 중요하게 생각해볼 포인트이다.
7. 개발사의 지원이 원활한가? 평판은 어떠한가?
: 처음 도입할때 대부분의 구매자들은 공급사의 평판이나 지원에 대해 민감하다. 한마디로 의심의 눈초리를 던질 수 밖에 없다. 이를 직접 알아볼 수 있는 방법으로는 도입 상담시 직접 공급사를 찾아 본다던지, 이미 그 제품을 도입한 주요 고객에게 직접 연락을 해 보는 것이다. 실제 대학 납품시는 대부분의 대학 전산 담당자들은 서로 잘 알기 때문에 도입하려는 제품을 가진 학교 담당자에게 직접 물어보는 경우가 잦다. 그렇게 해보면 이 제품의 장단점을 누구보다 잘 알 수 있다.
8. 관련된 제품군을 개발하고 있는 회사인가?
: 메일과 관련된 제품을 지속적으로 개발하는 공급사의 경우 메일의 시대적인 요구 사항을 잘 반영하는 곳이 많다. 예를들면, 메일 솔루션을 공급하다가 스팸 차단 솔루션을 만들고, 메일 모니터링을 만들고, 메일 백업을 처리하는 등의 일련의 관련된 제품군을 시장에 내보이는 회사의 제품은 지속적인 업그레이드와 관련 제품 연관성으로 인해 구매 담당자의 고민들을 덜어줄 수 있다.
9. 기타
: 그 외에도 여러가지가 있지만, 영업하는 사람의 됨됨이도 많이 살펴봐야 한다.(별 걸 다 따진다구요? ^^) 영업을 제대로 둔 회사는 제품도 제대로 된 제품일 가능성이 높다. 그리고 상담시의 요구 사항을 그대로 실행에 옮길 수 있는 것도 영업담당자의 능력이다. 또 당연한 이야기이지만 R&D 조직이 있는 회사가 유리하다. 그리고 메일 솔루션 외에 메일 서버 하드웨어나 운영체제에 대해 잘 아는 기술지원이 있는 회사는 구매를 담당하는 관리자에게 큰 도움이 될 것이다.
더 많은 포인트가 있겠지만 글에서 권장한 사항만으로도 관리자인 당신은 부서팀장이나 사장님에게 사랑받고, 제품으로 인해 고생하지 않는 관리자가 될 것이다. :)
